Im Handwerksalltag steht die fachliche Arbeit im Mittelpunkt, während administrative Aufgaben oft als zeitraubend empfunden werden. Eine präzise Zeiterfassung ist jedoch aus mehreren Gründen für deinen Betrieb unverzichtbar:
Auch wenn die Zeiterfassung oft als lästige Pflicht angesehen wird – sie bildet das Rückgrat eines erfolgreichen Handwerksbetriebs.
Die klassische Zettelwirtschaft mag vertraut sein, aber sie verursacht mehr Probleme, als sie löst:
Der alte Weg – Mitarbeitende notieren ihre Stunden auf Papier, reichen die Zettel ein, jemand tippt alles in Excel ein – ist nicht nur zeitraubend, sondern auch hochgradig fehleranfällig.
Rechenbeispiel: 10 Mitarbeitende brauchen je 15 Minuten pro Woche für Stundenzettel, das Büro weitere 2 Stunden für die Eingabe und Kontrolle. Das sind über 40 Stunden pro Monat nur für Zeiterfassung!
Hand aufs Herz: Wie genau sind handschriftliche Aufzeichnungen am Freitagnachmittag für die gesamte Woche? Richtig – meistens Schätzungen. Dadurch gehen dir als Betrieb schnell mal 5-10 % der tatsächlich geleisteten Stunden verloren. Bei einem Stundensatz von 60 Euro und zehn Mitarbeitenden kann das schnell mehrere tausend Euro pro Monat ausmachen!
Verschwundene Zettel, unleserliche Handschriften, falsche Zuordnungen – die Liste der potenziellen Probleme ist endlos. Die Rechnungsstellung verzögert sich, die Buchhaltung verzweifelt, und am Ende leidet die Liquidität deines Betriebs.
Kurzum: Manuelle Stundenzettel verursachen regelmäßig Herausforderungen. Dein Team muss nach Arbeitsende den Weg ins Büro finden, um die Dokumente abzugeben. Die Buchhaltung muss sich anschließend mit schwer lesbaren Einträgen auseinandersetzen, zeitaufwändige Rückfragen stellen und mit fehlenden Unterlagen umgehen. Folglich kann sich diese Form der Zeiterfassung negativ auf die Wirtschaftlichkeit deines Betriebs auswirken.
Zwar noch nicht voll automatisiert, aber doch ein guter Anfang: Der Stundenzettel als Vorlage im PDF-Format. Wir haben dir dafür eine kostenlose Vorlage erstellt und weitere Tipps zusammengestellt.
Die digitale Alternative bietet zahlreiche Vorteile, die deinen Handwerksbetrieb effizienter machen:
Mit einer digitalen Lösung entfallen manuelle Eingaben und Übertragungen. Deine MitarbeiterInnen erfassen ihre Zeiten direkt in einer App – mit einem Fingertipp. Diese Daten stehen sofort allen Berechtigten zur Verfügung.
Digitale Zeiterfassung ermöglicht Echtzeit-Tracking. Arbeitsbeginn, Pausen und Arbeitsende werden genau dann erfasst, wenn sie stattfinden – nicht Tage später aus dem Gedächtnis. Das erhöht die Genauigkeit drastisch.
Mit digitaler Zeiterfassung hast du jederzeit einen Überblick über laufende Projekte, deren Fortschritt und die investierte Zeit. So kannst du bei Bedarf frühzeitig gegensteuern, statt erst bei der Nachkalkulation festzustellen, dass ein Projekt aus dem Ruder gelaufen ist.
Ein besonderer Vorteil: Die Zeiten können direkt den entsprechenden Aufträgen zugeordnet werden. So weißt du genau, welcher Kunde wie viel deiner Ressourcen in Anspruch nimmt – und kannst deine Kalkulation für zukünftige Projekte entsprechend anpassen.
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Nicht nur aus wirtschaftlichen Gründen ist die Zeiterfassung sinnvoll – sie ist mittlerweile auch gesetzlich vorgeschrieben:
Das Bundesarbeitsgericht hat im September 2022 entschieden: In Deutschland besteht eine Pflicht zur vollständigen Arbeitszeiterfassung. Diese Entscheidung basiert auf dem sogenannten „Stechuhr-Urteil“ des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) aus dem Jahr 2019. Die Botschaft ist klar: Die Stechuhr kommt!
Eine rein digitale Erfassung ist aktuell nicht zwingend vorgeschrieben. Die Wahl der Methode – ob analog oder digital – liegt derzeit noch bei dir als Chef oder Chefin. Allerdings deutet die Rechtsprechung darauf hin, dass Zeiterfassungssysteme objektiv, verlässlich und manipulationssicher sein müssen. Eine einfache Papierdokumentation erfüllt diese Anforderungen laut einem Urteil des Arbeitsgerichts Emden nicht mehr ausreichend.
In der Praxis bietet die mobile Zeiterfassung im Handwerk zahlreiche Vorteile:
Ob auf der Baustelle, im Kundengespräch oder unterwegs – mit einer App können deine Mitarbeitenden ihre Zeiten überall und jederzeit erfassen. Dabei stehen verschiedene Erfassungsmethoden zur Verfügung:
Eine gute Zeiterfassungslösung lässt sich nahtlos in deine bestehenden Abläufe integrieren. Die erfassten Daten können direkt für die Rechnungsstellung, Lohnabrechnung oder Nachkalkulation verwendet werden. So sparst du dir doppelte Dateneingaben und reduzierst Fehlerquellen.
Ein Klempnerbetrieb mit sieben Mitarbeitenden hat durch die Einführung digitaler Zeiterfassung nicht nur die wöchentliche Zettelsuche abgeschafft, sondern auch festgestellt, dass pro Teammitglied und Woche durchschnittlich 1,5 Stunden mehr abgerechnet werden können – einfach durch genauere Erfassung. Bei einem Stundensatz von 65 Euro bedeutet das einen Mehrertrag von über 3.000 Euro pro Monat!
Die Investition in eine digitale Zeiterfassungslösung rentiert sich in der Regel schnell:
Eine präzise Zeiterfassung ist auch die Grundlage für eine korrekte Kalkulation deines Stundensatzes. Nur wer genau weiß, wie viel Zeit in welche Tätigkeiten fließt, kann einen rentablen Stundensatz ermitteln.
Die Meisterwerk App bietet dir eine maßgeschneiderte Lösung für die digitale Zeiterfassung in deinem Handwerksbetrieb:
Mit der Meisterwerk App verwandelst du die lästige Pflicht der Zeiterfassung in einen Wettbewerbsvorteil:
Du benötigst lediglich ein Smartphone oder Tablet und einen Internetzugang. Die Meisterwerk App ist einfach zu installieren und intuitiv zu bedienen. Dein Team kann nach einer kurzen Einweisung sofort produktiv damit arbeiten.
Die Informationen in diesem Artikel stellen keine Rechtsberatung dar. Trotz sorgfältiger Recherche können wir insbesondere für juristische Informationen nicht für Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität gewähren. Wenn du juristische Hilfe benötigst, kontaktiere bitte einen Rechtsanwalt.
